지시를 잘하는 것은 리더십의 매우 중요한 능력입니다. 지시가 불분명해도 자신의 의도를 파악하는 부하가 능력 있다고 생각하는 상사들도 있습니다. 그러나 직원 입장에서는 업무보다 의도를 파악하는 데 쓰는 시간이 더 많아 비효율적이죠. 눈치 빠른 부하직원을 양산하는 일보다 ‘분명한 지시’가 단연 먼저입니다.

업무 지시는 어떻게 해야 할까
업무를 지시할 때는 상사 본인부터 지시 내용을 명확하게 파악해야 합니다. 그래야 핵심을 제대로 전달할 수 있습니다. 그렇지 않으면 직원들은 지시의 합리성에 의문을 갖습니다.
업무 내용을 왜곡되게 전달하지 않으려면 상사 스스로 정확하게 지시해야 합니다. 회사는 ‘어’하면 ‘척’하고 알아듣는 직원을 찍어내는 공장이 아니라 일을 해서 성과를 내야 하는 비즈니스 공간입니다. 불명확한 지시는 후배를 힘들게 하고 상사의 능력을 의심하게 만듭니다.

명확한 일정 제시는 상사의 의무
업무를 지시할 때는 기한도 구체적으로 정하는 것이 좋습니다. ‘이 업무는 중요하니까 빨리 처리해’라는 말은 해석이 다양할 수 있죠. 사람마다 기준이 다르기 때문에 ‘빨리’가 하루를 뜻하는 것인지, 2~3일인지 알 수 없습니다.
업무 지시를 잘하기 위해서는 반드시 두 가지가 고려돼야 합니다. 첫째는 지시하는 업무의 처리 소요 기간을 상사가 알아야 합니다. 1개월이 걸릴 업무를 일주일 안에 보고하라고 한다거나, 일주일 걸릴 업무를 내일 당장 보고하라고 한다면 업무 능력이 출중한 직원도 감당하기가 어렵습니다.
둘째는 직원 개개인의 업무량을 파악하는 것입니다. 이것은 업무 지시를 하면서 기간을 설정하는 것과 밀접한 관계가 있습니다. 예를 들어 한 직원은 매번 업무 과부하가 걸려 있고 다른 직원은 늘 여유 있는 경우, 이것이 업무 처리 속도가 빠른 사람과 느린 사람의 차이가 아니라면 합리적이지 않습니다.
기간과 업무량을 고려하지 않는 지시는 상사로서 능력이 부족하다는 것을 뜻합니다. 누구에게 어떤 일을 지시했는지, 얼마간의 기간을 주었는지, 시간이 얼마나 흘렀는지를 지속적으로 확인해야 합니다. 업무를 지시하면서 일정과 기한을 알려주지 않는 것은 소통에 오해를 만들기도 하지만 업무의 생산성을 떨어뜨립니다.
또한 회사에서는 급하고 중요한 업무가 동시에 진행됩니다. 이때 일의 우선순위를 정해주는 것도 상사의 역할입니다. “A 업무가 가장 중요하니 먼저 언제까지 마치라”는 식으로 업무의 중요도와 기간을 명확히 해준다면 직원의 업무 몰입도는 더욱 올라간다.

생각나는 대로, 급하게 지시? No!
성격이 급하고 일을 좋아하는 K상사. 본인의 급한 성격 때문에 업무 아이디어가 생각날 때마다 시시때때로 업무를 지시합니다. 문제는 그 모든 업무를 ‘급하니까 빨리 보고해’라고 주문한다는 것이죠. 게다가 중요도가 아니라 얼굴을 마주칠 때마다 떠오르는 대로 진행 사항을 묻습니다. K상사의 직원들은 자신들이 직장인인지 노예인지 한숨이 나옵니다.
회사는 응급실도 아니고 상사의 놀이터도 아닙니다. 때때로 중요하거나 급한 업무가 있을때는 야근도 불사할 수 있지만, 상사의 스타일에 맞추기 위해, 또는 분위기 때문에 야근하는 것은 바람직하지 않습니다. 물론 회사라는 곳의 특성상 급하게 처리해야 하는 업무가 생깁니다. 하지만 지시하는 업무마다 ‘급하다 급해’를 외치면 직원들은 쉽게 지치고, 상사의 급한 지시에 내성을 갖게 됩니다. 직원들을 괴롭히려는 것이 아니라면 급한 일과 급하지 않은 일을 구분해서 지시해야 합니다.

회사생활예절 기출문제 (상사용)

자료제공=명대성 저, 회사생활예절 (팬덤북스)